L’ingénierie documentaire doit répondre à des règles précises qui régissent sa forme et son fond. Pour qu’un objet soit utilisé d’une façon optimale, l’entreprise doit en effet éditer des documents précis répondant à des normes strictes, de façon à couvrir de façon exhaustive l’ensemble des fonctionnalités d’un objet.
Les enjeux de l’ingénierie documentaire
Certains produits nécessitent une documentation complexe et détaillée pour être utilisés de façon optimale. C’est le cas notamment des moyens de transport (avion …) dont le fonctionnement est régi de façon stricte et obéit à de nombreuses règles qui doivent être comprises très rapidement par les personnes concernées. Cette documentation est encadrée par des normes très strictement définies, et répondre à des critères précis. Par ailleurs, les outils en vente sur le marché nécessitant des explications de plus en plus complexes, il est maintenant courant que les documentations afférentes soient numérisées. Dans ce cadre, des outils comme la suite logiciel Adam permettent aux ingénieurs documentaires de rédiger leur documentation en suivant ces règles précises à la lettre. Cette numérisation des documents permet aux ingénieurs de documentation d’explorer un champ de manœuvre très large : insertions de vidéos explicatives, liens vers d’autres parties du texte, possibilité de mise à jour très simplifiée. Là encore, une entreprise doit impérativement respecter certains critères précis pour éditer et numériser ces explications.
Dans ce contexte, le rôle de l’ingénieur de documentation est polyvalent et doit suivre tout le cycle du produit :
- Création et gestion des documentations techniques
- Mise à jour régulière des documentations à l’aide des solutions informatiques à sa disposition
- Vérification et validation des mises à jour
L’importance de la notice technique dans l’ingénierie documentaire
La notice technique est un élément essentiel dans le cadre de l’ingénierie documentaire. Elle permet de garantir la bonne utilisation, la maintenance et la conformité des produits ou systèmes tout en respectant les normes en vigueur. Dans cet article, nous explorerons les différents aspects liés à la création, la mise à jour et l’utilisation des notices techniques dans divers secteurs.
La rédaction d’une notice technique conforme aux normes
Pour qu’une notice technique soit efficace, elle doit respecter des normes strictes. Dans des secteurs comme l’aéronautique ou l’automobile, la rédaction de ce type de document est régie par des règles précises qui assurent la sécurité et l’utilisation optimale des produits. Les ingénieurs documentaires doivent veiller à ce que chaque notice respecte des formats et des exigences spécifiques, comme le format XML, tout en intégrant des schémas ou des vidéos explicatives.
Les défis de la mise à jour des notices techniques dans un environnement numérique
Avec la numérisation de la documentation, les notices techniques peuvent être facilement mises à jour. Cependant, cela représente un défi pour les ingénieurs documentaires qui doivent intégrer les dernières évolutions techniques tout en garantissant que la version précédente est archivée correctement. Les outils numériques, comme la suite Adam, permettent d’assurer une gestion fluide des mises à jour, tout en maintenant la conformité avec les normes du secteur.
Le rôle des notices techniques dans la formation des utilisateurs finaux
Les notices techniques ne sont pas seulement destinées à la maintenance des produits. Elles jouent également un rôle crucial dans la formation des utilisateurs finaux. En incluant des instructions claires et détaillées, accompagnées de schémas et d’illustrations, ces documents aident à prévenir les erreurs d’utilisation et à garantir la sécurité des utilisateurs. Dans des secteurs comme l’aéronautique, une notice technique bien rédigée peut faire la différence entre une utilisation optimale et un risque d’accident.
Un process rigoureux pour l’ingénierie documentaire
Les normes régissant l’ingénierie documentaire sont variables selon le secteur d’activité concerné.
Ainsi dans le secteur aéronautique par exemple, les ingénieurs documentaires doivent respecter
- la norme DITA,
- la norme S1000D, qui définit les règles permettant de rationaliser et de simplifier certains processus donnés
- la norme ATA.
Pour qu’un document d’ingénierie documentaire réponde aux normes en place, il doit nécessairement être rédigé en suivant un format précis : il est conseillé de privilégier le format XML pour les textes, et de fournir des dossiers XML Schéma ou Doctype. C’est également l’ingénierie documentaire qui va cadrer précisément la diffusion de schémas et de graphique sous le format CGM ; en effet, la diffusion de ce logiciel est libre, des normes rigoureuses sont donc mises en place pour limiter et cadrer l’usage de ces schémas.
A ces normes strictes s’ajoutent des règles spécifiques à chaque entreprise.
Pourquoi utiliser une solution d’ingénierie documentaire ?
Or, pour un ingénieur documentaire, le principal enjeu est avant tout de fournir un contenu de qualité, opérationnel et efficace, qui permettra aux utilisateurs finaux d’exploiter l’outil d’une façon optimale. Un outil qui permet à l’ingénieur de se concentrer sur cette dimension essentielle et d’être guidé tout au long du processus de rédaction prend donc ici tout son sens. Dans la logique de la méthode Agile, l’outil s’attache à répondre aux besoins propres du client et de collaborer étroitement avec lui pour concevoir un outil parfaitement adapté à ses besoins.
Un outil d’ingénierie documentaire permet aux ingénieurs de s’appuyer sur des templates aux normes, et de les intégrer aisément aux systèmes d’information. Par ailleurs, certains logiciels spécifiques comme 4D Concept permettent de travailler aisément en 3D, grâce à un efficace partenariat avec Dassault System. C’est pourquoi des grands groupes industriels choisissent de se doter d’outils d’aide à l’ingénierie documentaire : Airbus, ainsi que Naval Group, utilisent 4G Concept pour créer leurs supports de documentation.